Umsetzung (Phase 4):  Umsetzung der Mitarbeiterbefragung

Umsetzung der MAB

Abb.: Beratungsunterstützung in der Umsetzungsphase der Mitarbeiterbefragung

 

Die Beratungsunterstützung in der Umsetzungsphase konzentriert sich auf folgende Schlüsselaufgaben:

  • Organisation der Umsetzungsplanung
  • IT-gestütztes Multi-Projekt-Management
  • Optimierung der Umsetzungsprozesse
  • Bereitstellung von Umsetzungstools
  • Sonstige Schlüsselaufgaben

 

Herausforderung Umsetzung der Befragungsergebnisse

Erst in jüngster Zeit hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass die Umsetzungsphase mindestens genauso sorgfältig geplant und organisiert werden sollte wie die vorangehenden Phasen der Mitarbeiterbefragung. Bis dahin war es weit verbreitete Praxis, die Umsetzung allein den Führungskräften in den dezentral geführten Auswertungseinheiten zu überlassen, oftmals ohne jede Unterstützung durch die Zentrale und ebenso oft ohne jede wirksame Erfolgskontrolle.

Wir haben uns schon früh zur Aufgabe gemacht, unter der Bezeichnung „AMAB“ (=Aktionsorientierte Mitarbeiterbefragung) in der Unternehmenspraxis für eine Professionalisierung der Umsetzung zu werben und Beratungskonzepte dafür zu entwickeln. Der Grund ist einfach der, dass erst mit und durch die Umsetzung der ermittelten Ergebnisse aus der Mitarbeiterbefragung in Maßnahmen Nutzen für Unternehmen und MitarbeiterInnen entstehen können.

 

Tipps für die Erfüllung der Schlüsselaufgaben

Bei der Umsetzung von Befragungsergebnissen lassen sich zwei Grundformen unterscheiden: dezentral und zentral. Beide Organisationsformen haben ihre Vor- und Nachteile und werden von uns unterstützt.

  • Dezentrale Umsetzung erfolgt direkt in den einzelnen Auswertungseinheiten unter Beteiligung der dort Beschäftigten, vorzugsweise im Rahmen eines mehrstündigen Workshops. Diese Organisationsform bietet sich an, wenn für abteilungsspezifische Probleme abteilungsspezifische Lösungen gesucht werden, so z.B. für wahrgenommene Verbesserungsmöglichkeiten bei den zwischenmenschlichen Beziehungen oder bei den Arbeitsprozessen in einer bestimmten Abteilung.
  • Zentrale Umsetzung ist dagegen Aufgabe eines zentralen Projektteams, das sich aus Experten der Personalabteilung, je nach Themenschwerpunkt auch aus Experten anderer Bereiche zusammensetzt. Gesucht wird typischerweise nach unternehmensweiten Problemlösungen für unternehmensweite Schwachstellen wie z.B. Kritik an der Leistungsbeurteilung, Unzulänglichkeiten der geltenden Arbeitszeitregelung oder Wunsch der Mitarbeiter nach Erfolgsbeteiligung.

2. Bewertung der Organisationsformen

Die dezentrale Umsetzung ermöglicht viele schnelle Verbesserungen in kleinen Schritten, auch „Quick Wins“ genannt. Ihr Vorteil ist, dass sich alle befragten Mitarbeiter direkt an der Umsetzung beteiligen und eigene Lösungsideen einbringen können; oftmals überrascht die Vielfalt der generierten Lösungsideen wie auch die engagierte Zusammenarbeit in der Workshop-Situation. Nachteilig ist, dass die gewünschte Sachdiskussion durch emotionale Spannungen zwischen einzelnen Teilnehmern überlagert werden kann und es gelegentlich schwierig ist, konstruktive Lösungen in begrenzter Zeit zu finden.

Die zentrale Umsetzung in Expertenteams eröffnet die Chance auf große, unternehmensweite Lösungsideen und -konzepte (sog. „Big Wins“). Die Resultate werden typischerweise von der zentralen Geschäftsführung in Abstimmung mit der Unternehmensstrategie genehmigt und dann „top down“ umgesetzt. Die direkten Mitwirkungsmöglichkeiten der Beschäftigten sind in diesem Fall auf den kleinen Kreis der Experten beschränkt und damit für die meisten nicht existent.

3. Kombinierter Einsatz der Organisationsformen

Es hat sich gezeigt, dass eine Kombination beider Organisationsformen sinnvoll sein kann. Die dezentrale Umsetzung liefert häufig nur Lösungsskizzen und unfertige Maßnahmen-Entwürfe für ausgewählte, vor Ort als besonders kritisch wahrgenommene Themenkreise. Es kann sich lohnen, diese Resultate einem zentral operierenden Expertenteam zur Weiterentwicklung und Ergänzung zu übergeben, mit dem Ziel, übergreifende Verbesserungsmaßnahmen für das ganze Unternehmen oder einzelne Unternehmensteile anwendungsreif auszuarbeiten.

4. Beratungsunterstützung durch ISPA consult

Unsere Beratungsunterstützung konzentriert sich auf die dezentrale Umsetzung, um diese so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Dazu liegt ein differenziert ausgearbeitetes, flexibel einsetzbares Beratungspaket vor, das sich bereits in vielen Fällen bewährt hat. Lesen Sie mehr zu unserem modular aufgebauten Umsetzungsprogramm.

Für die zentrale Umsetzung sehen wir uns als Ideenspender, Impulsgeber und Informant in beratender Funktion oder auch als Mitwirkender im Expertenteam an.

Bei einer größeren Zahl von betrieblichen Auswertungseinheiten, die am Umsetzungsprozess beteiligt sind, geht schnell der Überblick verloren, wer welche Problemstellungen bearbeitet und welcher Projektstatus in den einzelnen Auswertungseinheiten zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht wurde. Zu diesem Zweck bieten wir den IT-gestützten FAP (=Follow up Activity Planner) an, der sich bereits mehrfach bewährt hat. Der FAP ist eine selbstentwickelte spezielle Software für die zentrale Multi-Projekt-Management-Steuerung von Umsetzungsprozessen, die es der zentralen Projektleitung, aber auch den Teilprojektleitern und anderen Zugangsberechtigten erlaubt, sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Umsetzung zu machen. Durch farbige Markierungen kann angezeigt werden, ob der Projektfortschritt in einer Auswertungseinheit sich „im Plan“ (grün) befindet oder bereits in einem geringen bzw. großen Rückstand ist (gelb bzw. rot).

Mehr zum FAP erfahren sie in der Rubrik „Produkte“.

1. Aufgliederung in Teilprozesse, Aufgaben und Aufgabenverteilung

Aufgrund einer eingehenden Analyse der Schwachstellen und Fehlerquellen des Umsetzungsprozesses empfehlen wir die Aufgliederung in 6 Teilphasen. Jede Teilphase beinhaltet spezifische Aufgabenschwerpunkte, die zentral (auf Unternehmensebene) oder dezentral (auf Abteilungsebene) ohne oder mit externer Beratung zu bearbeiten sind (vgl. Abb.). 

UmsetzungsphasenUmsetzungsaufgabenUmsetzungsprozesse im BetriebIspa-Umsetzungsberatung
dezentralzentralProzess-beratungInhalts-beratung
Problemanalyse und -strukturierungHandlungsbedarf identifizieren und priorisierenOOOO
Alternativensuche und -ausarbeitungMaßnahmenplanung nach Möglichkeit mit AlternativenOOOO
AlternativenbewertungKriteriengestützte Bewertung der entwickelten MaßnahmenOOOO
EntscheidungGenehmigung der vorgeschlagenen Maßnahmen durch EntscheidungsträgerOOOO
ImplementierungEinführung der genehmigten Maßnahmen im UnternehmenOOOO
ErfolgskontrolleEinschätzung/Messung der erreichten ZielerreichungsgradeOOOO

Abb.: Strukturierung der Umsetzungsprozesse nach Phasen und Benennung der Gestaltungsmöglichkeiten

Hinzu kommen phasenübergreifende Aufgaben, so z.B. die Steuerung des Gesamtprozesses (vgl. FAP), das Umsetzungsreporting etc.. Die einzelnen Umsetzungsphasen orientieren sich am generellen Entscheidungsprozess. Sie sind einzelfallabhängig für zentrale bzw. dezentrale Umsetzungen im Betrieb zu konkretisieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, dann freuen wir uns über Ihre Anfrage

Für die zentrale und dezentrale Umsetzung bieten wir sowohl Prozessberatung als auch Inhaltsberatung an, deren Umfang und Intensität sehr unterschiedlich sein kann. Prozess- und Inhaltsberatung kann sich auf ein oder auf mehrere Umsetzungsphasen, aber auch auf alle Umsetzungsphasen, erstrecken.

2. Beitrag der Prozessberatung       

Die ISPA-Prozessberatung bezieht sich im Wesentlichen auf die Frage, wie die einzelnen Teilprozesse der Umsetzung optimiert werden könnten. Wir bieten dazu vielfältige Methoden an, darüber hinaus den Einsatz qualifizierter Moderatoren und Multiplikatoren, die Erstellung von Ablauf- und Terminplänen und andere prozessfördernde Dienstleistungen u.a unseren „Umsetzungstools“).

3. Beitrag der Inhaltsberatung

Bei der Inhaltsberatung tragen wir mit eigenen Ideen, Einschätzungen und Bewertungen, Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen etc. dazu bei, die ermittelten Schwachstellen und Fehlerquellen in verschiedenen Themengebieten der Mitarbeiterbefragung abzubauen. Beispiele: Ausarbeitung eines modifizierten Vergütungssystems für alle MitarbeiterInnen, Verbesserungsvorschläge zum Management der zwischenmenschlichen Beziehungen in einer bestimmten Abteilung etc. Inhaltsberatung kann auf verschiedenen Wegen geschehen, so z. B. durch Diskussionsbeiträge in einem Expertenteam, durch Ausarbeitung schriftlicher Handlungsempfehlungen, durch gutachterliche Stellungnahmen zu bereits vorliegenden Konzepten etc.

Unsere z.T. selbstentwickelten Umsetzungstools haben wir zu einem stimmigen Paket zusammengeschnürt. Mehr hierzu unter Umsetzungsprogramme.

Ablauf der dezentralen Umsetzung in WorkshopsBeratungsunterstützung durch ISPA consult
Vorbereitung Workshops
  1. Moderationstraining für Führungskräfte nach Bedarf und Wunsch
  2. Einzelvorbereitung der Führungskräfte auf Workshops
  3. RAPIDA-Checkliste zur Beschleunigung der Suche nach Handlungsalternativen durch Best-Practice-Beispiele (RAPIDA=Repond And Produce Innovative Development And Action)
  4. Standardisierte Ablauf- und Terminpläne für Workshops (Musterbeispiele)
  5. Ausarbeitung PowerPoint-Präsentationen für komprimierte Ergebnisberichte zur Eröffnung der Workshops
  6. Checkliste "Umsetzungs-Workshops" (Raumausstattung, Hilfsmittel, etc.)
Durchführung Workshops
  1. Moderierte Ergebnisdurchsprachen durch ISPA consult zur Entlastung der Führungskräfte
  2. Methodenunterstützung durch Ishikawa-Diagramme, Brainstorming, Metaplantechniken, etc.
  3. Realisierung World-Café-Konzepte
  4. Workshopbegleitende Trainings, Individual- und Gruppencoachings (ISPA talent München)
Nachbereitung Workshops
  1. Dokumentation der Workshop-Ergebnisse (z.B. Fotoprotokolle Metaplanwände)
  2. Hotline für Rückfragen von Teilnehmern
  3. Aufbereitung und ggfs. Bewertung der Workshop-Ergebnisse für Weitergabe
  4. Erstellung eines Workshop-Protokolls einschließlich Beurteilungen durch Teilnehmerinnen

  1. Zu den sonstigen Schlüsselaufgaben, die bei der Umsetzung anfallen und von uns bei Bedarf übernommen werden, gehört beispielsweise die Unterstützung beim internen und externen Reporting, einschließlich Abfassung gemeinsamer Texte für Veröffentlichungen in Fachzeitschriften über Besonderheiten der durchgeführten Mitarbeiterbefragung;
  2. Es gibt Anzeichen dafür, dass sich im Anschluss an die Umsetzungsphase eine weitere wichtige Phase der Mitarbeiterbefragung mit der Erfolgskontrolle als Schwerpunkt entwickeln wird. Gemessen werden soll vor allem der Erfolg der Maßnahmen, die einen Beitrag zu betrieblichen Wertschöpfung erbringen sollen. Wir beteiligen uns mit eigenen Ansätzen an aktuellen Versuchen, die methodischen Probleme einer solchen Erfolgskontrolle praxisnah zu lösen.