Auswertung (Phase 3):  Auswertung der Mitarbeiterbefragung

Auswertung der MAB

Abb.: Beratungsunterstützung bei der Auswertung Mitarbeiterbefragung

 

In der Auswertungs- und Berichtserstellungsphase stehen folgende Schlüsselaufgaben im Mittelpunkt der Beratungsunterstützung durch ISPA consult:

  • Eingangskontrolle und Ermittlung der Rücklaufquoten
  • Dateneingabe bei Print- und Online-Befragungen
  • Auswertung und Berichtserstellung
  • Ergebnispräsentation und interne Kommunikation der Ergebnisse
  • sonstige Schlüsselaufgaben

 

Tipps für die Erfüllung der Schlüsselaufgaben:

1. Berechnung der Rücklaufquoten

Rücklaufquoten geben an, wieviel Prozent der ausgegebenen und beim Adressaten angekommenen Fragebogen während des definierten Befragungszeitraums bei der Auswertungsstelle ausgefüllt zurückgegeben werden. Dies wird durch Eingangskontrolle der rücklaufenden Fragebogen mit ersten Qualitätsprüfungen erfasst. Wir ermitteln die Rücklaufquoten sowohl für das Gesamtunternehmen wie auch gesondert für die einzelnen Auswertungseinheiten und zwar jeweils zum Abschluss der vorgesehenen Befragungsfrist und auch schon vorher, um die Notwendigkeit von Erinnerungsschreiben rechtzeitig erkennen zu können. 

2. Anforderungen an die Höhe der Rücklaufquoten  

Die ermittelten Rücklaufquoten sollten schon aus Gründen der Repräsentativität möglichst hoch sein. Das angestrebte Mindestziel liegt im Regelfall zwischen 60% und 70%; Unsere Beratungskunden  erzielen jedoch häufig deutlich bessere Ergebnisse bis zu 80% und mehr.

3. Einflussfaktoren der Rücklaufquoten

Eine hohe Rücklaufquote gilt allgemein als Indikator für eine hohe Teilnahmebereitschaft der angesprochenen MitarbeiterInnen. Unter den Einflussfaktoren der Teilnahmebereitschaft sind zwei von besonderer Bedeutung:

  • die Qualität der Vorbereitung in der vorangehenden Planungsphase der Mitarbeiterbefragung;
  • die Erwartung, dass die Befragungsergebnisse „etwas bewirken werden“, d.h. Veränderungsmaßnahmen der Entscheidungsträger herbeiführen, die erkannte Schwachstellen aus Sicht der befragten MitarbeiterInnen beseitigen. Teil dieser Erwartung ist auch die in Aussicht gestellte oder auch nur vermutete Mitwirkungsmöglichkeit bei der Umsetzung der Befragungsergebnisse in Maßnahmen.

Wir betrachten die Optimierung der Rahmenbedingungen für möglichst hohe Rücklaufquoten als wichtige Beratungsaufgabe.

4. Fehlerquellen der Rücklaufquoten-Ermittlung

Mögliche Fehlerquellen sind einmal Ermittlungsfehler bei der Anzahl der teilnahmeberechtigten MitarbeiterInnen in den einzelnen Auswertungseinheiten, zum anderen fehlende oder fehlerhafte Selbstzuordnungen der Befragten, wie bereits an anderer Stelle behandelt (vgl. unter „Durchführungsphase“). Fehler dieser Art können die Aussagekraft der ermittelten Rücklaufquoten mehr oder weniger stark beeinträchtigen und müssen nach Möglichkeit verhindert werden.

Wir bieten sowohl Print-Befragungen als auch Online-Befragungen, bei Bedarf und Wunsch auch Hybrid-Befragungen an.

1. Bei Print-Befragungen kommen zwei Möglichkeiten der Dateneingabe in Betracht:

  • automatisch durch Einscannen der ausgefüllten Print-Fragebogen, die zuvor mit einem Strichcode versehen worden sind;
  • händisch, wenn Einscannen infolge nicht gewünschter Strichcodes unmöglich ist.

Wir haben die Kapazitäten für beide Möglichkeiten und können große Datenmengen in kürzester Zeit anforderungsgerecht bewältigen.

2. Bei Online-Befragungen erfolgt die Dateneingabe unmittelbar durch die TeilnehmerInnen der Befragung. Grundsätzlich besteht bei internationalen Mitarbeiterbefragungen die Möglichkeit, unter verschiedenen angebotenen Sprachen zu wählen. Auftretende technische Probleme bei der Dateneingabe werden am besten durch die Einrichtung von Hotline-Systemen als flankierende Maßnahme zur Dateneingabe gelöst. Die Server-Kapazität ist groß genug, um auch auftretende Spitzenbelastungen bewältigen zu können.

Nach Eingangskontrolle und Ermittlung der Rücklaufquoten gefolgt von der Dateneingabe ist die Datenauswertung und Berichterstellung der wichtigste Teilprozess, der erstmals entscheidungsrelevante Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung hervorbringt.

(1) Automatisierte Datenauswertung mit SPSS

Die Auswertung der eingegebenen Daten erfolgt gewöhnlich mit SPSS (Statistical Packages for the Social Sciences) gemäss den Vorgaben des Kunden. Gefordert werden vor allem Häufigkeits-verteilungen und Mittelwerte, seltener Standardabweichungen und andere statistische Merkmale. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, SPSS-gestützte Sonderauswertungen des Typs „Datamining“ wie z.B. Interkorrelationsanalysen, Faktor- und Cluster-Analysen zu betreiben, die verborgene Zusammenhänge und Strukturen in den erhobenen Datensätzen offenlegen können.  

(2) Gesamtberichte und Teilberichte für einzelne Auswertungseinheiten

Im Regelfall genügt ein zusammenfassender Gesamtbericht über die Befragungsergebnisse auf Konzern- oder Unternehmensebene nicht den erhöhten Anforderungen an eine zeitgemäße Mitarbeiterbefragung. Zusätzlich benötigt werden differenzierte Teilberichte für nachgeordnete Auswertungs-einheiten wie z.B. für Geschäfts-/ Funktionsbereiche, Regionen, Standorte, Abteilungen, Kostenstellen oder auch Personengruppen nach Beschäftigungsstatus, Alter, Geschlecht etc.

In Großunternehmen mit vielen Auswertungseinheiten kann die Anzahl der angeforderten und erstellten Einzel- berichte mehrere Hundert erreichen. Wir haben folgerichtig die effektive und effiziente Berichterstellung für Großunternehmen und KMU in einer oder mehreren Sprachen zu einem besonderen Schwerpunkt gemacht. Mit neuen Inhalten und Formen werden die erstellten Berichte immer weiter verbessert, um den erhöhten Informationsbedarf der Firmenkunden abzudecken.

(3) Wahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Berichtsformen

Wir bieten zwei Berichtsformen an, die alternativ, häufiger jedoch in einer bedarfsgerechten Mischung gewählt werden:

  • grafisch detailliert ausgearbeitete Berichte
  • einfache Tabellenbänder mit statistischen Angaben ohne Ausarbeitungen

Während erstere vornehmlich für Gesamtberichte auf Konzern- und Unternehmensebene, häufig auch für Teilberichte für Geschäftsbereiche, Regionen und einzelne Standorte verwendet werden, eignen sich die kostengünstigeren Tabellenbänder eher für nachgeordnete Auswertungseinheiten, z.B. für Abteilungen. 

(4) Die wichtigsten Berichtsinhalte im Standardangebot

Was genau ein Bericht über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung beinhaltet, in welchem Umfang und mit welchem Detaillierungsgrad an welche Zielgruppen berichtet werden soll, wird in jedem Einzelfall mit dem jeweiligen Auftraggeber abgesprochen. Zum unserem Standardangebot gehört der Ausweis von Häufigkeitsverteilungen und Mittelwerten für einzelne Items (vgl. Auszug in Abb.).

Auszug aus einem Standardbericht der ISPA consult über die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung.

Abb.: Auszug aus einem Standardbericht der ISPA consult über die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung.

Weitere Standardangebote betreffen:

  • aggregierte Auswertungen für übergreifende Themenschwerpunkte, die durch mehrere Items abgedeckt werden;
  • die Ermittlung von personalen Steuerungskennzahlen wie z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, Verbundenheit (Commitment), Engagement u.a. nach Bedarf und Wunsch der jeweiligen Firmenkunden (vgl. Sonderservice);
  • internes Benchmarking in Form von Zeitvergleichen und/oder durch Mittelwertvergleiche der Auswertungseinheiten eines Unternehmens untereinander und ggfs. mit den ermittelten Gesamt- durchschnittswerten des Unternehmens;
  • Externes Benchmarking in Form von branchenspezifischen und branchenunspezifischen Unternehmensvergleichen;
  • differenzierte Handlungsbedarfsanalysen mit abgestuften Dringlichkeiten und ersten erfahrungsgestützten Handlungsempfehlungen.

 

Das externe (zwischenbetriebliche) Benchmarking im Standardangebot:

Unter den genannten Standardangeboten ist das externe (zwischenbetriebliche) Benchmarking für viele Nutzer besonders interessant. Problem des externen Benchmarking von Befragungsergebnissen, also des Vergleichens mit anderen Unternehmen, ist bekanntlich die Beschaffung vergleichbarer Daten in der gewünschten nachweisbaren Qualität. Wir bieten drei Arten von externen Benchmarks an:

  • Branchenunspezifische Benchmarks 2016 mit 93 Firmenkunden der ISPA consult aus verschiedenen Branchen und 46.894 Datensätze;
  • Branchenspezifische Benchmarks 2016 für: ME-Industrie mit 51 Firmenkunden der ISPA consult und 30.559 Datensätzen.
  • Weitere branchenspezifische Benchmarks im Aufbau, darunter: Öffentliche Verwaltung / Öffentliche Auftraggeber; ÖPNV etc.
  • Internationale Benchmarks aus verschiedenen Quellen.

 

(5) ISPA-Sonderservice: erweiterte Berichtsinhalte für die Kunden

Der ISPA-Sonderservice enthält eine Palette von weiterführenden zusätzlichen Möglichkeiten, um die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen noch besser für Entscheidungen zu nutzen. Dazu gehören im Einzelnen: 

  • Treiberanalysen und Datamining zur Entdeckung verborgener Zusammenhänge und Strukturen in den Datensätzen;
  • Einrichtung von Multi-Kennzahlen-Cockpits;
  • Einrichtung von Dashboards;
  • Ausarbeitung von Boxplots für Schlüsselvariable (komprimierte Darstellung des Mittelwerts, des Medianwertes, der Quartile und der Extremwerte der Streuung in visualisierter Form);
  • Ermittlung des „Employee Net Promoter Score eNPS;
  • Ermittlung des Loyalitäts-Zufriedenheits-Portfolio.

Mehr dazu erfahren Sie unter der Rubrik „Produkte“.

 

Zur Auswertung „offener Fragen“:

Innerhalb der genannten Angebote des ISPA-Sonderservice wird die Auswertung „offener Fragen“ ergänzend zur Auswertung der „strukturierten Fragen“ häufig genutzt. Die systematische Auswertung von „offenen Fragen“ und das Berichten darüber in Form von hochaggregierten „dreidimensionalen Säulendiagrammen“, „Spinmaps“ und „Wortwolken“ sind eine weitere Spezialität von uns.

Die Ergebnisse der offenen Fragen werden mit Hilfe eines dreidimensionalen Säulendiagramms übersichtlich dargestellt.

Abb.: Dreidimensionales Säulendiagramm

Mit der Spinmap werden die Fälle von Aussagen grafisch wie ein Spinnennetz dargestellt.

Abb.: Spinmap

Mittels Wortwolken bietet ISPA eine Übersicht über die zentralen Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung. Je häufiger ein Wort genannt wurde desto größer und dicker sind die Buchstaben des Wortes dargestellt

Abb.: Wortwolke

(6) Neu: Self-Reporting

In den meisten Fällen werden die benötigten Berichte von uns für die Firmenkunden erstellt. Daneben bieten wir ein selbstentwickeltes und erfolgreich erprobtes Self-Reporting-System der Berichtserstellung an. Dieses System wird unter der Bezeichnung „Interactive Report Program“ (IRP) bereits praktisch angewendet. Sprechen Sie uns an, wir erzählen Ihnen gerne mehr darüber.

(1) Power-Point-Präsentationen ISPA consult

Die Auswertungsphase wird je nach Vereinbarung durch Power-Point-Präsentationen der wichtigsten Ergebnisse in einem oder mehreren Workshops auf verschiedenen Hierarchieebenen abgeschlossen. Im Regelfall wird dies aber nicht genügen um alle interessierten Beschäftigten bedarfsgerecht und zeitnah über die Ergebnisse der durchgeführten Mitarbeiterbefragungen zu informieren.

(2) Kommunikationskonzepte und Regelung der Zugangsberechtigungen   

Wir sind nicht selten gefordert, ein maßgeschneidertes Kommunikationskonzept zu entwickeln, das zielgruppengenau festlegt, wer welche Befragungsergebnisse wann und wie erhalten soll. Damit wird zugleich auch der Zugang zu diesen Informationen geregelt. Für die Akzeptanz der Befragungsergebnisse und die Bereitschaft an der nachfolgenden Umsetzung aktiv mitzuwirken ist die gelungene Kommunikation der Befragungsergebnisse von großer Bedeutung.

(3) Ergebnispräsentationen durch Führungskräfte und Unterstützungsmöglichkeiten

Oftmals sind Führungskräfte in der Pflicht, für ihren Verantwortungsbereich die Ergebnisse der durchgeführten Mitarbeiterbefragungen selbst zu präsentieren und mit ihren MitarbeiterInnen zu bewerten. Nach Bedarf und Wunsch übernehmen wir das Moderatorentraining für Führungskräfte und bieten Unterstützung in Form von Individual- und Gruppencoachings an. Statt Moderatorentrainings und Coachings stehen auch moderierte Ergebnisdurchsprachen zur Wahl, die von ISPA consult geplant und durchgeführt werden.

Mehr hierzu erfahren Sie unter ISPA talent.

Mit dem Mitarbeiterzufriedenheits-Siegel bestätigt ISPA consult die erreichte Messgröße „Mitarbeitszufriedenheit“ zum Zeitpunkt der Datenerhebung.

Abb.: ISPA-Mitarbeiterzufriedenheits-Siegel

Wir bestätigen die erreichte Messgröße „Mitarbeitszufriedenheit“ durch ein Zertifikat mit dem ISPA-Siegel, das in hochaggregierter Form darüber Auskunft gibt, wie die Beschäftigten im Zeitpunkt der Datenerhebung ihre Arbeitsbedingungen beurteilen.