Vorbereitung (Phase 1):  Planung der Mitarbeiterbefragung

Planung der MAB

Abb.: Beratungsunterstützung beim Mitarbeiterbefragung planen.

 

Für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Die Beratungsunterstützung durch uns konzentriert sich auf folgende Schlüsselaufgaben, wenn es um das Planen einer Mitarbeiterbefragung geht:

  • Ausarbeitung Projektauftrag
  • Wahl und Design des Fragebogens
  • Ablauf- und Terminplanung
  • Garantierte Anonymitätssicherung
  • Sonstige Planungsaufgaben (z.B. interne Information und Kommunikation)

 

Tipps für die Erfüllung der Schlüsselaufgaben:

Die Beratungsunterstützung beginnt häufig in einer frühen Phase des Planungsprozesses, wenn noch Überzeugungs- arbeit vor der abschließenden Genehmigung des Projektauftrags zu leisten ist und ein anforderungsgerecht ausgearbeitetes Befragungskonzept vorgelegt werden muss. Ein solches Befragungskonzept beinhaltet gewöhnlich Angaben über die Ziele, die Adressaten bzw. Zielgruppen, die angedachten Inhalte und Formen der vorgesehenen Mitarbeiterbefragung, meist auch über die anfallenden Kosten für das Unternehmen und über den zu erwartenden Nutzen. Im Idealfall werden auch Angaben über die geplante Berichtserstellung und die nachfolgende Umsetzung im Bedarfsfall gemacht. Wir sehen uns in diesem Zusammenhang vor allem als Impulsgeber und Informationslieferant.

Mit der Wahl des Fragebogens wird festgelegt, welche Themenfelder mit welchen Fragen und mit wieviel Fragen abgefragt und welche Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden. Grundsätzlich kommen drei Möglichkeiten in Betracht:

  1. die Übernahme des ISPA-Standardfragebogens mit 14-15 Themenfeldern und ca. 100 Items ohne oder mit geringfügigen Modifikationen quasi als ein Fertigprodukt, das sich auf unsere langjährige Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen stützt und von uns immer wieder an die neuesten Anforderungen angepasst wird. Daneben werden Kurzfragebogen sowie detailliert ausgearbeitete Spezialfragebogen z.B. zur Gesundheit oder für andere Themenschwerpunkte und Sonderzwecke angeboten. Erfahren Sie mehr unter Produkte;
  2. die Vorlage eines ausgearbeiteten Kundenfragebogens ohne oder mit Modifikationen. In der MAB-Werkstatt der ISPA consult werden eingereichte Kundenfragebogen daraufhin überprüft, ob sie handwerkliche Fehler/Schwachstellen enthalten und ob sie sich inhaltlich, konzeptionell und technisch auf dem neuesten Stand befinden. Ziel ist die Fragebogen-Optimierung, so z.B. durch Verkürzung des Fragebogens oder auch durch Ergänzung mit neuen Themengebieten wie z.B. Gesundheit, Work-Life-Balance etc. Möglicherweise sind einzelne Fragen nutzerfreundlicher zu formulieren, bisher verwendete Skalierungen zu verändern und andere mehr oder weniger gravierende Anpassungen vor dem nächsten Einsatz im Unternehmen vorzunehmen.  ;
  3. die gemeinsame Entwicklung eines neuen Fragebogens in Co-Produktion von ISPA consult und dem jeweiligen Kunden. Bei der Neuentwicklung eines Fragebogens mit einem oder mehreren Themengebieten und einer Vielzahl von Einzelfragen/Items ist Erfahrung von Spezialisten hilfreich. Das MAB-Design-Studio der ISPA consult ist auf die Fragebogenerstellung bei Print- und Onlinebefragungen spezialisiert. Nach Klärung der Anforderungen an Inhalt, Umfang und Form des Fragebogens erarbeiten die Spezialisten passende Vorschläge, die im Dialog mit dem Projektteam des Firmenkunden bis zur endgültigen Fassung weiterentwickelt werden. Das Ergebnis ist kein Fragebogen „von der Stange“, sondern ein maßgeschneiderter Fragebogen, der den unternehmensspezifischen Besonderheiten weitestgehend entspricht. 

Alle drei Möglichkeiten werden von unseren Firmenkunden mit wechselnden Häufigkeiten genutzt. 

  • Der Ablauf der Mitarbeiterbefragung ist durch die vier genannten Hauptprozesse in groben Zügen vorstrukturiert. Innerhalb dieser Hauptprozesse sind wichtige Teilprozesse und Ereignisse zu benennen, die in eine zeitliche Reihenfolge zu bringen sind;
  • für die Terminplanung bieten wir Erfahrungswerte an, um die notwendige Mindestdauer für einzelne Prozesse und Teilprozesse, ihr möglicher Beginn und mögliches Ende festlegen zu können. Dabei sind Ausschlusszeiten (z.B. Durchführung der Befragung nicht in der Haupturlaubszeit) wie auch angestrebte Zieltermine (z.B. für die Vorlage und Präsentation des Ergebnisberichts) zu beachten;
  • Ergebnis der Ablauf- und Terminplanung ist ein Meilensteinplan, der für alle Prozessbeteiligten verbindlich sein sollte und damit als zentrales Steuerungsinstrument den Prozess der Mitarbeiterbefragung gestaltet. 

Diese Abbildung zeigt ein Beispiel eines Meilensteinplans für eine Mitarbeiterbefragung, dabei handelt es sich um eine erfahrungsgestützte Termin- und Ablaufplanung.

Abb.: Beispiel Meilensteinplan für eine Mitarbeiterbefragung

Mit dem Anonymitätssiegel garantiert ISPA consult die strikte Einhaltung der Anonymität personenbezogenen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz.

Abb.: Anonymitätssiegel

Wie wichtig die wahrgenommene Anonymität der Mitarbeiterbefragung für die Bereitschaft der MitarbeiterInnen ist, offen und frei ihre Meinung zu äußern, ist hinlänglich bekannt. Deswegen garantieren wir die strikte Einhaltung der Anonymität der personenbezogenen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch einen externen Datenschutzbeauftragten, gestützt auf ein ausgearbeitetes, gut dokumentiertes System von nachprüfbaren und einsehbaren Sicherungsmaßnahmen.

Die Sicherung der Anonymität hat für alle Mitarbeiterbefragungen einen hohen Stellenwert. Dies gilt in besonderer Weise für Online-Mitarbeiterbefragungen, die erfahrungsgemäß im Brennpunkt der Aufmerksamkeit beim Thema Anonymität und Anonymitätssicherung stehen. Die Befragungsteilnehmer bekommen Zutritt zur Online-Mitarbeiterbefragung entweder über einen Link und einen Zugangscode oder direkt mit einem personifizierten Link mit einem bereits integrierten Code, der in der Regel an die E-Mail Adressen der Mitarbeiter verschickt wird. Alle Codes sind alphanumerisch (A-z (Groß- und Kleinbuchstaben); 0-9) und automatisch generiert, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer einen individuellen Zugang zum Fragebogen erhält und lediglich einmal teilnimmt. Die Datensicherheit aller erhobenen Daten wird durch eine SSL-Verschlüsselung garantiert. Damit ist gewährleistet, dass die Daten mittels eines hybriden Verschlüsselungsprotokolls zwischen Browser und ISPA-Server über das Internet ausgetauscht werden.

Unter den sonstigen Planungsaufgaben in der Vorbereitungsphase der Mitarbeiterbefragung ist die projektbezogene Information und Kommunikation von ausschlaggebender Bedeutung für die Teilnahmebereitschaft der MitarbeiterInnen und damit für die Rücklaufquote. Wir bieten aufgrund unserer langjährigen Erfahrung bei Bedarf und Wunsch Beratungsunterstützung bei der Lösung einiger Probleme an, die zumindest bei Erstbefragungen häufiger auftreten:

  1. Beratung bei der Beantwortung der Grundsatzfrage, wer, wann und wo über welche befragungsrelevanten Sachverhalte in welchem Umfang wie, auf welche Weise mit welchen Kommunikationsmitteln über die geplante Mitarbeiterbefragung informiert werden sollte. Die Frage ist weniger banal als es scheint, da nicht alle Zielgruppen Intranetzugang haben werden und es Mitarbeitergruppen gibt, die nur begrenzt und unter erschwerten Bedingungen erreichbar sind wie z.B. das Fahrpersonal, Außendienstmitarbeiter oder ggfs. auch die Beschäftigten in Standorten im Ausland;
  2. besondere Anforderungen an die Informations- und Kommunikationsberatung stellen sich, wenn Bereiche und/oder Standorte die Möglichkeit erhalten sollen, am Design des Fragebogens durch eigenständige Einzelfragen mitzuwirken. Dabei kann ein erheblicher Abstimmungs- und Koordinationsbedarf mit erhöhten Anforderungen an Information und Kommunikation entstehen;
  3. wir bieten eine spezielle Layout-Beratung für Fragebogen an. Zu diesem Zweck wird eine Vielzahl von Mustern aus verschiedenen Branchen zur Auswahl gestellt, wie das Deckblatt des Fragebogens werbewirksam und einladend für den Nutzer gestaltet werden könnte (vgl. Abb).

    Abb.: Muster der Deckblattgestaltung eines Online-Fragebogens.

  4. wir werden nicht selten beauftragt, spezielle Informationsveranstaltungen für Führungskräfte mit Personalverantwortung zu planen und durchzuführen, um diese für FAQs (Frequently Asked Questions) ihrer Mitarbeiter fit zu machen. Diese Informationsveranstaltungen dienen nicht zuletzt dazu, Akzeptanz und Unterstützung für die geplante Mitarbeiterbefragung zu gewinnen. Ähnliche Ziele werden mit speziellen Informationsveranstaltungen für Betriebsrats- und Personalratsmitglieder verfolgt;
  5. eine wichtige, von uns übernommenen Standardaufgabe ist schließlich die organisierte Übersetzung des Informationsmaterials einschließlich des Fragebogens in mehrere Ländersprachen, wenn eine internationale Mitarbeiterbefragung dies erfordert.

Muster eines Online-Fragebogens.

Abb.: Muster eines Online-Fragebogens.