ISPA consult hat seit Gründung 1989 die Arbeitszeitflexibilisierung zu einem Hauptthema der HR-Beratung gemacht. Mittlerweile ist Arbeitszeitflexibilisierung in verschiedenen Varianten und Formen ein Standardinstrument zeitgemäßer Personalarbeit, das auch die Zukunft der Arbeit maßgeblich prägen wird. Voraussichtlich werden künftig die Rechte der Arbeitnehmer noch weiter gestärkt, Ansprüche auf Änderung der Dauer und Lage ihrer Arbeitszeiten gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen.

Neue Arbeitszeitgesetze, Branchen- und Firmentarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen bieten den Unternehmen und Verwaltungen viele Möglichkeiten der Arbeitszeitflexibilisierung mit oder ohne Zeitkonten. Deren Vorteile sind gerade in Krisenzeiten überdeutlich; so ermöglicht z. B. der Abbau von Zeitguthaben einen sonst notwendigen Personalabbau zu vermeiden bzw. hinauszuzögern.

Trotz unübersehbarer Fortschritte bei der Verbreitung der Arbeitszeitflexibilisierung ist Arbeitszeitberatung nicht überflüssig geworden. ISPA consult bietet die folgenden Themenschwerpunkte an:

  1. Systemcheck der betrieblichen Arbeitszeit- und Zeitkontenregelungen
    Systematische Istzustandserfassung und Bewertung der Arbeitszeit- und Zeitkontenregelungen im Betrieb, wo manchmal die Übersicht verloren gegangen ist.
  2. Neugestaltung der Arbeitszeiten
    Konzeptentwicklung für die Neuregelung von Arbeitszeiten im Betrieb ohne oder mit Umsetzungsberatung zur Beseitigung erkannter Schwachstellen.
  3. Zeitkontenberatung
    Konzeptentwicklung für die Einführung/Neuregelung von Zeitkonten im Betrieb einschließlich Zeitkontenmanagement, z. B. durch Einrichtung von Ampelkonten mit grünen, gelben und roten Zeitzonen, um das unerwünschte Ansammeln zu vieler Zeitguthaben zu vermeiden.

Die drei genannten Schwerpunkte der Arbeitszeitberatung sind bei der Betrachtung der Zukunft der Arbeit nicht mehr wegzudenken. Sie sind schon heute ein Bestandteil der modernen Arbeitswelt.

Zielsetzung des Systemchecks

Systematische und umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Arbeitszeit- und Zeitkontenregelung im Gesamtunternehmen oder in bestimmten Teilbereichen.

Typische Fragestellungen

  • Welche Konzepte der Arbeitszeitflexibilisierung sind unternehmensweit oder für einzelne Teilbereiche vorgesehen? (z. B. Teilzeit, Job Sharing, Gleitzeit mit oder ohne Kernzeiten, Jahresarbeitszeiten mit oder ohne geregelte Verteilung über das Jahr, Variation der Wochenarbeitszeiten, Arbeit auf Abruf u.v.a.)
  • Mit welcher Häufigkeit werden diese Konzepte mit welchen Modellvarianten von den Zielpersonen bzw. Zielgruppen auch tatsächlich genutzt?  (z. B. Verbreitungs- und Durchdringungsgrad der Teilzeit in verschiedenen Varianten)
  • Wie und wie schnell wird auf wahrgenommene Änderungen des Arbeitsanfalls und/oder der Arbeitszeitwünsche einzelner MitarbeiterInnen reagiert?
  • Welche Veränderungen ergeben sich im Zeitvergleich mit früheren Systemchecks?
  • Wodurch unterscheiden sich die Ergebnisse des Systemchecks im Vergleich mit anderen Unternehmen? (Benchmarking)

Anlässe für einen Systemcheck

  • „Wildwuchs" von Arbeitszeitregelungen in den verschiedenen Teilbereichen des Unternehmens und „Insellösungen" ohne Abstimmung untereinander.
  • Verlust der Übersicht und der Kontrolle über die dezentral praktizierten Arbeitszeitregelungen durch die zentrale Personalabteilung bzw. den Zeitbeauftragten.
  • Auseinanderdriften von geplanten und tatsächlich realisierten Arbeitszeitregelungen in einzelnen Teilbereichen.
  • Kritik an bestehenden Regelungen aus Management- und/oder Mitarbeitersicht und geforderten Neuregelungen.
  • Rückmeldung des Personalmarketings über geänderte Arbeitszeitwünsche qualifizierter Bewerber.
  • Wunsch der Geschäftsführung nach einer Positionsbestimmung im Branchen- oder Unternehmensvergleich: „Wo stehen wir beim Benchmarking?“

Angewandte Methodik der ISPA consult

  • Dokumentenanalyse (Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, betriebsinterne Handbücher), zeitrelevante Personalstatistiken und Vergleichsstudien,
  • schriftliche oder mündliche Befragung von Führungskräften und MitarbeiterInnen,
  • Erstellung Ergebnisbericht im Print- oder Online-Format.

Ziele der Arbeitszeitberatung

Wissenschaftlich fundierte Planung und Realisierung optimaler Arbeitszeitflexibilisierung im Gesamtunternehmen oder in einzelnen Teilbereichen unter Berücksichtigung des geltenden Arbeitsrechts und der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates.

Schwerpunkte der Arbeitszeitberatung i.e.S

  • Methodengestützte Bewertung bereits vorhandener Konzepte und Instrumente der Arbeitszeitflexibilisierung im Betrieb nach Stärken und Schwächen, Nutzen und Kosten im Anschluss an den Systemcheck.
  • Prozessberatung zur Verbesserung vorhandener und zur Entwicklung neuer, bislang nicht praktizierter Konzepte und Instrumente der Arbeitszeitflexibilisierung für bisherige und neue Zielgruppen.
  • Machbarkeits- und Vorteilhaftigkeitsanalyse für geplante Neuregelungen der Arbeitszeitflexibilisierung.
  • Inhaltsberatung: Handlungsempfehlungen zur Anpassung einzelner Komponenten oder des Gesamtsystems der Arbeitszeitflexibilisierung im Betrieb je nach Bedarf und Wunsch des Klientenunternehmens.

Welche Widerstände und Hindernisse sind bei der Planung der Arbeitszeitflexibilisierung zu überwinden?

  • Fehlende oder unvollständige und unsichere Planungsgrundlagen: z.B. Arbeitsanfall, Arbeitszeitwünsche, Auswirkungen alternativer Arbeitszeitregelungen.
  • Begrenzte Suche nach alternativen Arbeitszeitregelungen: z.B. Konzentration auf das Gewohnte und Branchenübliche.
  • Arbeitsrechtliche Restriktionen: z.B. Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen.
  • Methodendefizite bei der Bewertung der ermittelten Alternativen: z.B. bedingt durch mangelnde Akzeptanz formalisierter Bewertungsverfahren.
  • Interessenkonflikte zwischen Management und Mitarbeitern bei der Neuregelung der Arbeitszeit, ggfs. auch zwischen verschiedenen Teilbereichen des Unternehmens.

Basisfunktionen der Zeitkonten

  • Individuelle Zeitkonten werden benötigt, um kurz-, mittel- und langfristige Abweichungen von der vertraglich vereinbarten oder betriebsüblichen Arbeitszeit zu erfassen.
  • Zuflüsse zum Zeitkonto entstehen, wenn Istzeit > Sollzeit ist (z. B. 45 Wochenstunden statt 40 Wochenstunden, Differenz von + 5 Wochenstunden als „Gutschrift" auf das Zeitkonto).
  • Abflüsse entstehen, wenn die Istzeit < Sollzeit ist (z. B. 37 Wochenstunden statt 40 Wochenstunden; Differenz von 3 Stunden als „Lastschrift" auf das Zeitkonto).
  • Der Kontostand kann positiv (=Zeitguthaben), ausgeglichen oder negativ (=Zeitschulden) sein.
  • Bei rückläufiger Beschäftigungslage eines Unternehmens werden bevorzugt Zeitguthaben der Mitarbeiter abgebaut, bevor andere Anpassungsmaßnahmen wie z. B. Kurzarbeit bis hin zum sozialverträglichen Personalabbau ergriffen werden müssen.
  • In den Hintergrund getreten ist die Bedeutung der Zeitkonten für die betriebliche Altersversorgung durch langfristiges Ansammeln von Zeitguthaben.

Schwerpunkte der ISPA Zeitkontenberatung

  • Design der Zeitkonten (mit Zufluss- und Abflussregelungen)
  • Implementierung von Zeitkonten
  • Management von Zeitkonten (z. B. mit Ampelkonten)
  • Insolvenzsicherungsmaßnahmen